倍特的秘密

文件層級(jí)太深

比如說(shuō)一個(gè)銷(xiāo)售數(shù)據(jù) Excel 文件存放在「D 盤(pán) – 2017 年 – 大靈通項(xiàng)目 – 西大街門(mén)店 – 月報(bào)表」這個(gè)目錄下，看上去一層一層很清晰對(duì)吧？但除非你是處女座，否則會(huì)很快失去耐心，隨便一放就算了。

按文件類(lèi)型整理歸檔

Windows 操作系統(tǒng)默認(rèn)的分類(lèi)是：我的文檔、我的音樂(lè)、我的視頻……這樣按照文件類(lèi)型歸類(lèi)適合個(gè)人電腦，而不是工作電腦。工作電腦里可能 90% 的文件都在「我的文檔」里面，所以這樣分類(lèi)就失去了意義。

一個(gè)文件有多個(gè)版本

你要找一個(gè)「2016 工作總結(jié).doc」文件，通過(guò)文件搜索發(fā)現(xiàn)桌面有 1 個(gè)、D 盤(pán)有 1 個(gè)、郵箱附件還有 1 個(gè)，那么問(wèn)題來(lái)了：到底哪一個(gè)才是最終版本呢？難道要比較最后修改日期？累死了！

很多文件都放在電腦里

從微信、郵件附件、QQ、釘釘?shù)雀鞣N渠道收到的文件因?yàn)檫€不知道怎么歸類(lèi)，或者要進(jìn)行下一步的處理，所以都放到桌面?？墒峭蝗浑娔X無(wú)法啟動(dòng)了，技術(shù)支持部門(mén)的人說(shuō)要格式化 C 盤(pán)重裝系統(tǒng)，這一下就悲劇了，因?yàn)樽烂嫖募A恰好就在 C 盤(pán)，崩潰 ing。

橫向分類(lèi)，運(yùn)用MECE原則

工作性質(zhì)不同分類(lèi)的方式也不一樣，比如

按客戶分

按項(xiàng)目分

但這都要遵循一個(gè)原則：MECE原則，這是芭芭拉·名托在《金字塔原理》這本書(shū)里提到的分類(lèi)原則。

MECE，是 Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，中文意思是「相互獨(dú)立，完全窮盡」。也就是對(duì)于一個(gè)重大的議題，能夠做到不重疊、不遺漏的分類(lèi)，而且能夠藉此有效把握問(wèn)題的核心，并解決問(wèn)題的方法。

比如對(duì)這個(gè)世界上的人進(jìn)行分類(lèi)：

無(wú)重復(fù)，有遺漏：

老年人+中年人+青年人，遺漏了小孩、嬰兒等

有遺漏，有重復(fù)：

成年人+男人，遺漏了小女孩，而且成年人中包含了男人

有遺漏，有重復(fù)：

男性+女性+小孩，男性包含了小男孩，女性包含了小女孩

無(wú)遺漏，無(wú)重復(fù)：

男性+女性

嘗試使用MECE原則，你可以試著用筆紙先對(duì)文件夾進(jìn)行分類(lèi)，然后再開(kāi)始整理。

建立行動(dòng)導(dǎo)向的桌面文件夾

了解了文件的分類(lèi)方法，那么電腦桌面要放些什么？那些 QQ、微信、釘釘、郵件里的臨時(shí)文件存放到哪？每一個(gè)文件的背后實(shí)際上就代表著一件待辦事項(xiàng)，比如說(shuō)財(cái)務(wù)預(yù)算表，其實(shí)代表著「審核一下預(yù)算是否合適」這件事，所以我建議在桌面建立三個(gè)文件夾，你可以看到這三個(gè)文件夾都是以行動(dòng)為導(dǎo)向的：

Inbox：各個(gè)渠道來(lái)的臨時(shí)文件，或者需要處理還未處理的文件，都放到 Inbox 文件夾里，每天下班前清理一次這個(gè)文件夾，當(dāng)開(kāi)始著手處理這件事時(shí)，就挪到「進(jìn)行中」文件夾；

進(jìn)行中：正在修改、正在回復(fù)、等待反饋結(jié)果的文件，都放在這個(gè)文件夾，完成后，就放入「歸檔」文件夾；

歸檔快捷方式：通過(guò)它可以立刻打開(kāi)你的「工作文件夾」，把解決掉的文件歸檔到相關(guān)目錄下。